6 LƯU Ý KHÔNG THỂ BỎ QUA KHI LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Chuyên mục: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự thành công của một sự kiện. Một địa điểm phù hợp sẽ tạo ra không gian thoải mái, thuận tiện và an toàn cho người tham dự đồng thời hỗ trợ tốt nhất cho các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Dưới đây là 6 lưu ý mà bạn có thể tham khảo khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.

Xác định rõ ràng mục tiêu sự kiện

Xác định rõ ràng mục tiêu sự kiện là một yếu tố then chốt khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Mỗi một sự kiện sẽ có mục đích và thông điệp cần truyền tải cho khách mời. Ban tổ chức luôn phải đảm bảo người tham dự nắm rõ thông điệp thông qua cách trang trí và việc thể hiện nội dung chủ đề xuyên suốt sự kiện. Bạn hãy trình bày mục đích của sự kiện với bên cho thuê địa điểm tổ chức để họ có thể cung cấp địa điểm phù hợp với yêu cầu bạn đưa ra.

Xem xét quy mô sự kiện 

Địa điểm tổ chức sự kiện phải phù hợp với quy mô. Nếu số lượng khách mời dự kiến đông thì bạn cần một không gian đủ lớn để đảm bảo chất lượng chương trình.

Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý đến cách bố trí không gian để đảm bảo sự thoải mái và thuận tiện cho khách mời như khu vực tiếp đón, khu vực trình diễn và các khu vực phụ trợ khác. Địa điểm quá lớn so với quy mô sự kiện có thể làm giảm bầu không khí ấm cúng, ngược lại địa điểm quá nhỏ sẽ gây ra sự chật chội và không thoải mái. Vì vậy, việc xem xét quy mô sự kiện không chỉ đảm bảo sự thuận tiện và an toàn cho khách mời mà còn góp phần tạo nên một sự kiện thành công và ấn tượng.

Ngân sách thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Việc xác định ngân sách giúp bạn giới hạn phạm vi tìm kiếm, tránh lãng phí thời gian vào những địa điểm vượt quá khả năng tài chính. Bạn cần xem xét không chỉ chi phí thuê ban đầu mà còn các chi phí có thể phát sinh như phí dịch vụ, phí trang thiết bị và chi phí vận chuyển. 

Bên cạnh đó, việc cân nhắc ngân sách còn giúp bạn đưa ra quyết định thông minh hơn khi so sánh giá cả và chất lượng dịch vụ giữa các địa điểm khác nhau. Để tối ưu hóa ngân sách, bạn cũng có thể thương lượng để nhận được các ưu đãi hoặc dịch vụ bổ sung từ phía địa điểm cho thuê.

Vị trí, không gian địa điểm tổ chức

Vị trí của địa điểm nên dễ dàng tiếp cận, gần các phương tiện giao thông công cộng và có chỗ đậu xe thuận tiện cho khách mời. Một địa điểm nằm ở trung tâm hoặc khu vực dễ tìm kiếm sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho khách mời.

Không gian của địa điểm cần phù hợp với loại hình và quy mô sự kiện, đảm bảo đủ chỗ cho các hoạt động chính và các khu vực phụ trợ. Ngoài ra, không gian nên được bố trí hợp lý để tạo sự thoải mái và thuận tiện cho khách mời, với hệ thống âm thanh, ánh sáng và trang thiết bị kỹ thuật phù hợp.

Tiện ích và các dịch vụ tại địa điểm

Khi khảo sát địa điểm, doanh nghiệp cần yêu cầu về các tiện nghi cần thiết như:

- Các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, sân khấu, internet…

*Các trang thiết bị ảnh hưởng lớn đến chất lượng chương trình. Thực tế hiện nay, rất ít địa điểm cung cấp trang thiết bị đạt đến độ hoàn hảo theo yêu cầu của một sự kiện. Thông thường, các địa điểm tổ chức sự kiện đều phải bổ sung và hoàn thiện mới thỏa mãn được yêu cầu của sự kiện.

- Có dịch vụ giữ xe với sức chứa lớn.

- Địa điểm có an ninh cao và luôn có đội ngũ bảo vệ túc trực.

- Đảm bảo có đủ phương tiện chữa cháy như bình chữa cháy, thiết bị báo cháy, cửa thoát hiểm…

Hợp đồng và các quy định riêng khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Bạn nhất định phải tìm hiểu rõ quy định riêng của địa điểm trước khi chọn thuê như: giấy phép tổ chức, về việc chụp ảnh, quay phim, về việc sử dụng âm thanh, ánh sáng, trang trí…

Một số địa điểm có thể có các quy định cụ thể về giờ giấc, an ninh và yếu tố không thể bỏ qua là thời gian set up chương trình. Tốt hơn hết là trao đổi kỹ càng với đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức về thời gian set up, miễn phí hay tính phí, có quy định gì khác hay không.

Trước khi ký kết hợp đồng, bạn nên đọc kỹ các điều khoản liên quan đến chi phí, thời gian thuê, và các chính sách hủy bỏ hoặc thay đổi ngày tổ chức. Đảm bảo rằng hợp đồng ghi rõ các dịch vụ đi kèm, các tiện ích được sử dụng và bất kỳ khoản phí phụ thu nào có thể phát sinh.

Trên đây là một số lưu ý khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện mà TRẦN GIA cung cấp. Hy vọng có thể mang đến cái nhìn chi tiết cho quý khách trong việc thuê địa điểm. Nếu quý khách có nhu cầu trong việc tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện thì hãy liên hệ với TRẦN GIA để được tư vấn lựa chọn những địa điểm, kèm theo các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. 

-----------------------------

Dịch vụ có thể bạn quan tâm:

• Cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói
• Cho thuê âm thanh, ánh sáng
• Cho thuê màn hình LED
• Cho thuê thiết bị dịch
• Cho thuê máy chiếu, màn chiếu
• Tổ chức sự kiện tại các trường đại học
• Thiết kế, thi công mô hình, decor sân khấu, in ấn và thiết kế các loại ấn phẩm truyền thông

Một số chương trình TRẦN GIA đã tổ chức:

• Chuyến viếng thăm của Tổng thống Hàn Quốc Yoon Suk Yeol
• Lễ kỷ niệm "30 năm Ngày Chính phủ ban hành Nghị định về ĐHQGHN"
• NEU Youth Festival 2023
• Welcome to AJC 2023 - MASQUERADE
• Đêm chung kết Hội thi Tài năng học sinh, sinh viên nội trú năm 2024
• Đêm đại hội Red Bull Húc Fest 
• Tiệc tri ân khách hàng của Casper Vietnam
• "Hội chợ việc làm - Cầu nối nhân lực" tại Học viện Ngân hàng

Chúng tôi tại Facebook, YouTube, TikTok!