QUY TRÌNH TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG CHUYÊN NGHIỆP

Chuyên mục: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

"Lễ khai trương" không đơn thuần chỉ là việc tổ chức một buổi ra mắt mà còn có ý nghĩa giới thiệu, quảng bá sản phẩm dịch vụ của mình hướng tới nhiều người, nhiều đối tượng khách hàng cũng như xác định những khách hàng tiềm năng. 

Việc tổ chức "lễ khai trương" thành công và ấn tượng sẽ mang lại rất nhiều ý nghĩa, lợi ích cho doanh nghiệp trên con đường hoạt động và phát triển trong tương lai. Vì thế "lễ khai trương" phải luôn tạo sự ấn tượng, độc đáo và thu hút được nhiều khách hàng quan tâm chú ý đến với mục đích thương mại nhằm để khách hàng có thể biết tới doanh nghiệp cũng như sản phẩm của doanh nghiệp.

Quy trình chi tiết các bước tổ chức lễ khai trương

Bước 1: Lên ý tưởng, xây dựng chủ đề

Việc xây dựng một chủ đề độc đáo và phù hợp sẽ giúp lễ khai trương trở nên ấn tượng và gắn kết hơn với khách mời. Chủ đề có thể dựa trên đặc trưng của doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty cung cấp. Sau khi xác định chủ đề, cần lên ý tưởng về cách thức thể hiện chủ đề đó trong toàn bộ sự kiện, từ trang trí, âm nhạc, nội dung chương trình đến quà tặng cho khách mời. Một chủ đề rõ ràng và nhất quán sẽ tạo nên sự chuyên nghiệp và giúp sự kiện khai trương tạo được dấu ấn đặc biệt trong lòng khách tham dự.

Bước 2: Chọn ngày, chọn giờ phù hợp

Đối với các sự kiện ít nhiều mang ý nghĩa tâm linh như lễ khai trương, lễ khánh thành, lễ động thổ… thì việc xem ngày tốt để khai trương là một việc trọng đại. 

Khi lựa chọn ngày giờ tốt để tổ chức lễ khai trương cần phải cân nhắc một số yếu tố sau đây:

• Thời tiết: Điều kiện thời tiết có thể ảnh hưởng lớn đến sự kiện, đặc biệt nếu tổ chức ngoài trời. Kiểm tra dự báo thời tiết trước khi quyết định ngày tổ chức để tránh những ngày mưa gió hoặc quá nóng, có thể làm giảm sự thoải mái của khách mời.
• Lịch trình của khách mời: Chọn ngày giờ mà đối tượng khách mời có thể dễ dàng tham dự.
• Ngày lễ: Tránh tổ chức lễ khai trương trong các ngày lễ để tránh đối tượng khách mời có kế hoạch khác.
• Chất lượng âm thanh: Chọn ngày giờ tránh xung đột với các sự kiện khác trong khu vực gần địa điểm tổ chức sự kiện.

Đối tượng tham gia là yếu tố rất quan trọng đối với sự kiện. Vì vậy bạn cần phải lựa chọn ngày sao cho phù hợp với lịch trình của người khách mời, người tham dự. Bạn cần liên hệ với những người trong danh sách khách mời để thống nhất về thời gian.

Bước 3: Khảo sát địa điểm tổ chức khai trương

Dù tổ chức sự kiện dưới hình thức nào, quy mô nhỏ hay lớn thì chúng ta vẫn cần khảo sát địa điểm kỹ lưỡng. Đi khảo sát sẽ bao gồm các công tác sau:

Đo đạc diện tích tổ chức sự kiện để tư vấn thiết kế sân khấu, backdrop cũng như khả năng lắp đặt các thiết bị âm thanh, ánh sáng và trang trí theo chủ đề và các dịch vụ khác phù hợp với không gian. 

Kiểm tra cơ sở vật chất như hệ thống điện, nước, wifi và các thiết bị khác để đảm bảo rằng mọi thứ hoạt động ổn định, an toàn.

Sau khi khảo sát, đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện của TRẦN GIA có thể điều chỉnh kế hoạch và ý tưởng chương trình để phù hợp với không gian - nơi tiến hành buổi lễ.

Bước 4: Lên kế hoạch chi tiết

Kế hoạch chi tiết cho lễ khai trương cần bao gồm:

• Kịch bản chương trình
• Danh sách khách mời
• Trang trí cửa hàng
• Chuẩn bị sản phẩm/dịch vụ
• Quảng bá sự kiện
• Đội ngũ nhân viên

Kế hoạch cũng cần bao gồm các phương án dự phòng cho các tình huống khẩn cấp như thời tiết xấu hoặc sự cố kỹ thuật. Một bản kế hoạch chi tiết không chỉ giúp sự kiện khai trương diễn ra suôn sẻ mà còn đảm bảo rằng mọi thành viên trong đội ngũ tổ chức đều nắm rõ công việc của mình, góp phần vào sự thành công chung của sự kiện.

Bước 5: Dự trù ngân sách

Dự trù ngân sách là bước thiết yếu trong quy trình tổ chức lễ khai trương, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tránh phát sinh các khoản phí không cần thiết và đảm bảo sự kiện diễn ra hiệu quả mà không vượt quá nguồn lực tài chính.

Bạn đang lên kế hoạch tổ chức "lễ khai trương" nhưng chưa biết làm thế nào để tổ chức được buổi lễ vừa phù hợp với ngân sách dự trù vừa thu hút khách hàng. TRẦN GIA với đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm trong việc phục vụ các sự kiện lớn nhỏ sẽ giúp bạn lên ý tưởng thiết kế, kịch bản, thiết bị cùng nhân sự cần có để lễ khai trương của bạn phù hợp với kinh phí đã đề ra đồng thời vẫn đáp ứng điều kiện cần và đủ trong buổi lễ.

-----------------------------

Dịch vụ có thể bạn quan tâm:

• Cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói
• Cho thuê âm thanh, ánh sáng
• Cho thuê màn hình LED
• Cho thuê thiết bị dịch
• Cho thuê máy chiếu, màn chiếu
• Tổ chức sự kiện tại các trường đại học
• Thiết kế, thi công mô hình, decor sân khấu, in ấn và thiết kế các loại ấn phẩm truyền thông

Một số chương trình TRẦN GIA đã tổ chức:

• Chuyến viếng thăm của Tổng thống Hàn Quốc Yoon Suk Yeol
• Lễ kỷ niệm "30 năm Ngày Chính phủ ban hành Nghị định về ĐHQGHN"
• NEU Youth Festival 2023
• Welcome to AJC 2023 - MASQUERADE
• Đêm chung kết Hội thi Tài năng học sinh, sinh viên nội trú năm 2024
• Đêm đại hội Red Bull Húc Fest 
• Tiệc tri ân khách hàng của Casper Vietnam
• "Hội chợ việc làm - Cầu nối nhân lực" tại Học viện Ngân hàng

Chúng tôi tại Facebook, YouTube, TikTok!