NHỮNG LƯU Ý TRONG QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC HỘI THẢO

Chuyên mục: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Tổ chức hội thảo là một sự kiện quan trọng, mang tính quyết định tới sự phát triển và thăng tiến của doanh nghiệp. Do đó, tổ chức thành công và hiệu quả là tiêu chí đầu tiên để lựa chọn người tổ chức hoặc đơn vị tổ chức cho doanh nghiệp.

Để đảm bảo cho một buổi hội thảo thành công, cần đảm bảo 7 bước chuẩn bị sau:

Bước 1: Xác định chủ đề hội thảo

Bạn cần xác định chủ đề hội thảo rõ ràng và cụ thể. Đây sẽ là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội thảo một cách chi tiết và hiệu quả nhất.

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo

Kế hoạch tổ chức hội thảo bao gồm:

  • Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo
  • Nội dung chính của hội thảo
  • Địa điểm, thời gian tổ chức hội thảo
  • Kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
  • Đơn vị tổ chức hội thảo
  • Lên danh sách khách mời
  • Chương trình của hội thảo

Bước 3: Chuẩn bị cho hội thảo

  • Chuẩn bị không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu…
  • Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
  • Truyền thông cho sự kiện
  • Chuẩn bị các tài liệu cần thiết

Bước 4: Tổ chức hội thảo

  • Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo
  • Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện

Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo

  • Kết thúc hội thảo bằng phần tổng kết, cảm ơn và trao quà lưu niệm (nếu có)
  • Ghi biên bản hội thảo
  • Thông báo kết luận của hội thảo

Bước 6: Xử lý thông tin hội thảo

  • Đánh giá nội dung hội thảo
  • Kiến nghị các tổ chức, đơn vị dự hội thảo về nội dung thảo luận

Bước 7: Đánh giá hiệu quả hội thảo

Đánh giá dựa trên:

  • Thực tế số người tham dự, ý kiến của khách hàng và các chỉ số khác
  • Kết quả hoạt động truyền thông

Sau khi nắm rõ các bước tổ chức hội thảo, bạn đã có thể bắt tay vào các công đoạn chuẩn bị cũng như tổ chức một cách dễ dàng. Tuy nhiên trong quá trình này, bạn cần lưu ý những vấn đề sau để sự kiện diễn ra thành công nhất.

Lên chủ đề cho chương trình

Chủ đề sẽ thể hiện được mục đích và thông điệp của hội thảo cũng như là cơ sở cho việc lên nội dung sự kiện. Chủ đề hội thảo cần ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện rõ mục đích chương trình cùng lợi ích mà người tham gia có thể nhận được khi tham gia.

Mời những khách mời, chuyên gia để tạo sự tin tưởng

Mời các chuyên gia uy tín trong lĩnh vực liên quan làm diễn giả là một yếu tố quan trọng giúp tăng cường sự tin cậy cho hội thảo của bạn. Sự có mặt của họ giúp nâng cao giá trị của hội thảo, đồng thời tạo cơ hội cho người tham dự học hỏi và trao đổi với những người có chuyên môn cao.

Lựa chọn địa điểm phù hợp

Địa điểm cần có không gian rộng rãi, đủ tiện nghi và được trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật cần thiết. Bên cạnh đó, vị trí địa lý cũng cần thuận tiện cho việc di chuyển của khách mời và người tham dự. Một địa điểm phù hợp sẽ tạo cảm giác thoải mái, thuận tiện và giúp hội thảo diễn ra suôn sẻ. 

Quản lý hệ thống âm thanh, ánh sáng và thiết bị kỹ thuật

Đảm bảo mọi thiết bị kỹ thuật hoạt động một cách ổn định trước khi sự kiện diễn ra, để tránh những rủi ro không đáng có. Cần có buổi test, chạy thử, đảm bảo mọi hoạt động phối hợp nhuần nhuyễn trước khi hội thảo diễn ra.

Truyền thông cho sự kiện

Các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước sự kiện và sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng của hội thảo. Thời gian truyền thông không nên quá sớm vì nó có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện và cũng không nên quá gần ngày tổ chức vì nó sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham dự. 

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn có được buổi hội nghị thành công, mang lại giá trị cho doanh nghiệp. TRẦN GIA - đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện… luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong mọi chương trình. Nếu bạn cần thêm sự tư vấn và hỗ trợ thì hãy liên hệ ngay TRẦN GIA nhé!

-----------------------------

Dịch vụ có thể bạn quan tâm:

Một số chương trình TRẦN GIA đã tổ chức:

Chúng tôi tại Facebook, YouTube, TikTok!

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia
Số 65 , Liên Hoa, Khâm Thiên, Đống Đa, Hanoi
-
Kho thiết bị sự kiện Trần Gia
Địa chỉ: Xóm 3, xã Hải Bối, Đông Anh, Hà Nội
Điện thoại: (84-24)66 756 326
Fax: (84-24)62 754 136
Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Hotline: 0984 410005

 Xem thêm địa chỉ trên Map: https://goo.gl/maps/BWvGBeTsTBc4ywe29