NHỮNG LƯU Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI VÀO MÙA MƯA

Chuyên mục: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện ngoài trời vào mùa mưa luôn là một thách thức lớn đối với các nhà tổ chức. Thời tiết không ổn định, những cơn mưa bất chợt, và nguy cơ bão lũ có thể gây ra nhiều rủi ro, ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện. Vì vậy, việc chuẩn bị kỹ lưỡng và cẩn thận là vô cùng cần thiết để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Bài viết "Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời vào mùa mưa" sẽ tập trung vào các yếu tố quan trọng mà ban tổ chức cần lưu tâm.

Cẩn thận khi chọn địa điểm tổ chức

Khi tổ chức sự kiện ngoài trời vào mùa mưa, việc lựa chọn địa điểm tổ chức là điều quan trọng hàng đầu. Đánh giá các hạ tầng hiện có như hệ thống thoát nước, hệ thống điện và cơ sở hạ tầng khác. Bạn cần cân nhắc chọn những nơi có hệ thống thoát nước tốt để tránh tình trạng ngập úng. Nên lựa chọn nơi có lát xi măng hay rải đá dăm tránh tình trạng sình lầy, nhớp nháp khi di chuyển. 

Ngoài ra, cần xem xét, kiểm tra trước các khu vực có thể trú mưa, tránh sét an toàn. Ưu tiên lựa chọn khu vực có cả không gian tổ chức ngoài trời lẫn trong nhà để có phương án di chuyển nếu thời tiết xấu bất ngờ xảy ra.

Cập nhật dự báo thời tiết thường xuyên

Cập nhật dự báo thời tiết thường xuyên là việc không thể bỏ qua khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện vào mùa mưa. Các nhà tổ chức sự kiện nên chủ động liên hệ, kết nối với các đơn vị hoặc trung tâm dự báo thời tiết uy tín để có được dự báo thời tiết chuẩn xác nhất có thể trước khi quyết định ngày tổ chức. Hoặc liên tục cập nhật tình hình thời tiết ở các kênh thông tin uy tín như Trung tâm dự báo khí tượng thủy văn quốc gia hoặc các bản tin thời sự từ đài truyền hình địa phương.

Thời tiết vào thời điểm này có thể thay đổi đột ngột nên việc theo dõi các bản tin dự báo sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc điều chỉnh lịch trình hoặc chuẩn bị các phương án ứng phó kịp thời. Việc này không chỉ giúp bạn đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ mà còn giúp giảm thiểu rủi ro và bất tiện cho khách mời.

Xem thêm: 1001 RỦI RO TRONG QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ CÁCH XỬ LÝ

Trang bị các vật dụng chống mưa bão

Khu vực tổ chức sự kiện nên có sẵn ô dù, áo mưa, lều bạt, và các dụng cụ bảo vệ để sử dụng trong trường hợp thời tiết xấu. Đồng thời, cần bố trí hợp lý các thiết bị này tại các khu vực quan trọng để dễ dàng tiếp cận khi cần thiết. Các loại nhà bạt, nhà lều rất hữu dụng trong những điều kiện thời tiết xấu, đảm bảo chương trình diễn ra bình thường. Bên cạnh việc chăm sóc chu đáo khách mời và sự kiện, hãy đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng cũng được che chắn an toàn.

Phân công nhân sự phụ trách quản lý từng khu vực

Phân công nhân sự phụ trách quản lý từng khu vực là yếu tố cần thiết để duy trì trật tự và an toàn trong suốt sự kiện. Mỗi khu vực nên có một đội ngũ riêng chịu trách nhiệm giám sát, xử lý sự cố và hỗ trợ khách mời khi cần. 

Khi thời tiết không mong muốn xảy ra rất dễ dẫn đến việc khán giả trở nên mất kiểm soát, trường hợp xấu nhất là diễn ra tình trạng giẫm đạp lên nhau. Để hạn chế điều này, bạn cần phân công nhân sự/cộng tác viên phụ trách quản lý từng khu vực để thuận lợi hơn trong quá trình diễn ra sự kiện, tránh sự chồng chéo công việc, ổn định trật tự và dễ dàng kiểm soát hơn.

Luôn luôn chuẩn bị phương án B

Dù kế hoạch chính có ấn tượng như thế nào vẫn nên chuẩn bị thêm kế hoạch dự phòng để khi gặp phải trường hợp xấu có thể làm chủ tình hình và nhanh chóng xử lý. Phương án dự phòng này có thể bao gồm việc di chuyển sự kiện vào trong nhà, thay đổi không gian tổ chức hoặc thậm chí là dời ngày diễn ra sự kiện nếu cần thiết. 

Khi ban tổ chức quyết định hoãn lịch và tổ chức lại sự kiện vào một thời điểm khác, chi phí bị tổn thất do việc dời lịch có thể rất lớn, đặc biệt là đối với những sự kiện có quy mô lớn và phức tạp. Ban tổ chức phải đối mặt với việc tái phân bổ nguồn lực, điều chỉnh lại lịch trình của tất cả các bên liên quan và có thể phải thanh toán các khoản phí phát sinh do việc dời lịch. Điều này không chỉ làm tăng ngân sách mà còn tạo áp lực lớn cho ban tổ chức.

Ngoài ra, sự phản đối từ khách mời và người tham dự cũng là một yếu tố quan trọng cần cân nhắc. Việc thay đổi lịch có thể khiến người tham dự cảm thấy không thoải mái, đặc biệt trường hợp họ đã có những sắp xếp cá nhân hoặc công việc liên quan đến thời gian diễn ra sự kiện. Một số người có thể không thể tham dự vào ngày tổ chức mới dẫn đến tình trạng không hài lòng hoặc thậm chí là khiếu nại.

Do đó, ban tổ chức cần có một kế hoạch truyền thông hiệu quả để thông báo rõ ràng lý do hoãn sự kiện, đồng thời đưa ra các giải pháp hỗ trợ như hoàn tiền vé hoặc cung cấp những ưu đãi để giảm thiểu sự không hài lòng từ phía khách mời. Việc quản lý tốt tình huống này không chỉ giúp duy trì uy tín của ban tổ chức mà còn đảm bảo sự thành công của sự kiện trong tương lai.

Thời tiết thất thường và những cơn mưa bất chợt có thể khiến sự kiện bị gián đoạn hoặc thậm chí thất bại nếu ban tổ chức không có những biện pháp đối phó kịp thời. Chính vì thế, việc nắm vững những lưu ý quan trọng khi tổ chức sự kiện trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt này không chỉ giúp đảm bảo sự thành công của sự kiện mà còn mang lại sự thoải mái và an toàn cho tất cả những người tham gia. Nếu Quý Khách hàng cần tư vấn và hỗ trợ thì hãy liên hệ ngay TRẦN GIA nhé!

-----------------------------

Dịch vụ có thể bạn quan tâm:

Một số chương trình TRẦN GIA đã tổ chức:

Chúng tôi tại Facebook, YouTube, TikTok!

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia
Số 65 , Liên Hoa, Khâm Thiên, Đống Đa, Hanoi
-
Kho thiết bị sự kiện Trần Gia
Địa chỉ: Xóm 3, xã Hải Bối, Đông Anh, Hà Nội
Điện thoại: (84-24)66 756 326
Fax: (84-24)62 754 136
Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Hotline: 0984 410005

 Xem thêm địa chỉ trên Map: https://goo.gl/maps/BWvGBeTsTBc4ywe29